Zamówienia na towary i usługi powinny być dokonywane w sposób sprawiedliwy i ekonomiczny z zachowaniem zasad otwartej konkurencji i uczciwości. W tym celu T&E postępuje zgodnie z zasadami określonymi w poniższym procesie przetargowym.
Należy przestrzegać wszystkich kroków w procedurach przetargowych. Muszą one być w pełni uwzględnione i identyfikowalne.
Poniżej znajduje się opis procedur przetargowych:
W przypadku założenia, że jednorazowa umowa na zakup towarów lub usług przekroczy wartość 30 000 EUR (w tym VAT), należy zachęcić podmioty do składania konkurencyjnych ofert; T&E powinna mieć możliwość porównania co najmniej trzech ofert złożonych na piśmie.
Dokument przetargowy nie może określać oczekiwań T&E w zakresie kosztów lub budżetu dopuszczalnego dla projektu, aby mieć pewność, że potencjalny dostawca jest jak najbardziej konkurencyjny i nie zawyża sztucznie cen, aby spełnić kryteria.
Do wszystkich uczestników przetargu należy wysłać taką samą dokumentację; zasada równego traktowania powinna być zawsze przestrzegana.
Dokumentacja powinna zawierać:
Kompleksowe i jasno opisane wymogi i specyfikacje
Terminy dostarczenia przedmiotu przetargu
Oczekiwane rezultaty, według których mierzone będzie wykonanie przedmiotu przetargu
Kryteria udzielenia zamówienia
Termin, po upływie którego oferty nie będą przyjmowane
Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe kluczowej osoby zajmującej (kluczowych osób zajmujących) się przetargiem z ramienia T&E
Wszelkie inne szczególne warunki
Personel nadzorujący proces przetargowy powinien dopilnować, aby prowadzona była dokumentacja zapewniająca jasną ścieżkę audytu obrazująca proces przetargowy.
Personel nadzorujący proces przetargowy ocenia oferty na podstawie kryteriów określonych w dokumentacji przetargowej i przedstawia wnioski do formalnego zatwierdzenia swojemu dyrektorowi.
W miarę możliwości należy unikać przetargów z pojedynczymi ofertami, aby mieć pewność uzyskania optymalnego stosunku jakości do ceny i najodpowiedniejszych usług. Aby możliwe było odstąpienie od tej procedury, musi zostać spełniony co najmniej jeden z poniższych warunków:
Towary lub usługi są dostępne tylko u jednego dostawcy (sytuacja monopolu).
W ciągu ostatnich dwunastu miesięcy odbył się konkurs przetargowy i udało się znaleźć tylko jednego odpowiedniego dostawcę.
Konieczne jest korzystanie z usług tego samego dostawcy z racji niezbędności ciągłości działania.
Przejście na alternatywnego dostawcę spowodowałoby nadmierne koszty i zakłócenia w działaniu.
W przypadku zaistnienia powyższych sytuacji, przed skontaktowaniem się z danym dostawcą/wykonawcą Dyrektorowi wykonawczemu należy przedstawić okoliczności łagodzące – z podaniem przyczyn i dostarczeniem dowodów – w celu formalnego zatwierdzenia dalszego działania.
Zamówienia będące rezultatem przetargów z jednym wykonawcą nie powinny obejmować okresu powyżej 12 miesięcy z następujących powodów:
Dostawca może popaść w nadmierne samozadowolenie, co może doprowadzić do pogorszenia jakości świadczonych usług lub dostarczanych towarów.
Mogą pojawić się alternatywni dostawcy będący w stanie dostarczyć wymagane towary lub usługi niedostępne w momencie zawierania ww. umowy.
Projekty powinny być regularnie weryfikowane w celu zapewnienia zgodności między świadczeniem usług a potrzebami T&E.
Umowy przetargowe „z wolnej ręki” nie mogą być fragmentaryczne ani podzielone, aby uniknąć przekroczenia progów autoryzacji.
W niektórych obszarach koniecznie może okazać się zatrudnienie konsultanta do przeprowadzenia projektów badawczych ad hoc w okresie nieodpowiadającym długości opisanej powyżej procedury. W takim przypadku z wybranym konsultantem może zostać zawarta umowa ramowa, która pozwoli na przydzielenie mu pracy w krótkim czasie.
Umowa ramowa powinna:
Przestrzegać zapisów powyżej opisanej procedury przetargowej
Zawierać co najmniej uzgodnioną przez strony stawkę godzinową lub dzienną
Nie przekraczać czasu trwania do maksymalnie roku
W szczególnych przypadkach konieczne może okazać się zatrzymanie konsultanta na okres dłuższy niż rok. Dotyczy to Ekspertów Krajowych lub osób pracujących przede wszystkim dla organizacji. Umowa nie może przekroczyć maksymalnego okresu jednego roku, ale może zostać odnowiona. Ww. odnowienie będzie możliwe po kompleksowej ocenie wyników pracy danego konsultanta (tj. czy osiągnął dobre rezultaty i odpowiednią efektywność), a także po analizie potencjalnej dostępności na rynku opcji lepszego stosunku jakości do ceny. Przy zaistnieniu tych szczególnych warunków i okoliczności, umowy o świadczenie usług doradczych mogą być aktualizowane bez przeprowadzania pełnej procedury przetargowej.
Wszystkie umowy i zamówienia muszą być podpisane przez Dyrektora wykonawczego.
Wszystkie podpisane oryginały umów i zamówień powinny być składane w Dziale finansowym.
Dostawcy nie powinni rozpoczynać prac przed podpisaniem umowy i upewnieniu się, że zakres prac i ich koszty zostały prawidłowo uzgodnione.
Przed uregulowaniem ostatniej faktury za konsultanta, który sporządził raport dla T&E, należy wypełnić niniejszy formularz ewaluacji konsultanta.