Ta strona zawiera wytyczne etyczne T&E, czyli zestaw zasad regulujących wszystkie działania T&E i osób ją reprezentujących, w tym jej pracowników, konsultantów i członków zarządu (tj. współpracowników T&E).
Jest podzielona na trzy oddzielne sekcje: Kodeks postępowania, Etyka biznesowa i Polityka ochrony sygnalistów. Z treścią niniejszej strony powinna zapoznać się cała społeczność T&E (tj. zarówno jej pracownicy, jak i członkowie) i jest ona uwzględniona w Regulaminie Pracy T&E. Treść niniejszego dokumentu jest zatwierdzana przez Zarząd i aktualizowana co 5 lat.
Wytyczne etyczne określają oczekiwania, jakie mamy wobec wszystkich współpracowników T&E, czyli zachowania, których należy przestrzegać w naszej społeczności zawodowej. Od współpracowników T&E oczekuje się, że przyjmą określone obowiązki, będą przestrzegać ustalonych zasad biznesowych i zawsze kierować się wysokim poziomem uczciwości, a także że będą postępować zgodnie z prawem i z najwyższymi standardami etycznymi.
Wytyczne etyczne mają zastosowanie do wszystkich pracowników i członków zarządu T&E, w tym do osób biorących udział w stażach w T&E oraz pracujących dla T&E w ramach umów krótkoterminowych. Wysokie standardy etyczne mają kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania publicznego w stosunku do pracy organizacji pozarządowych. Naruszenie ww. zasad może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych.
Poszanowanie zasad T&E oznacza nie tylko unikanie niewłaściwego wykorzystywania funduszy i mienia organizacji, ale obejmuje również tworzenie i prowadzenie dokładnych ksiąg i rejestrów, ochronę wszelkiego rodzaju informacji o T&E, przestrzeganie kontroli i procedur wewnętrznych oraz unikanie zachowania, które zakłóca prawidłowe funkcjonowanie organizacji. Wiąże się to z poszanowaniem praw innych oraz wymaga unikania wszelkich zachowań, które mogą być szkodliwe dla Ciebie, Twoich współpracowników lub T&E.
Twoje zachowanie ma bezpośredni wpływ na T&E, dlatego zachęcamy Cię do przestrzegania najwyższych standardów profesjonalizmu przez cały czas. Bycie pracownikiem T&E oznacza również przyjęcie odpowiedzialności za decyzje i działania – zarówno te podjęte, jak i niepodjęte – oraz konsekwencje tych wyborów.
Jako osoby działające w ramach społeczności NGO podejmujemy decyzje i działania w oparciu o najlepsze interesy społeczeństwa, bezpieczeństwa publicznego i środowiska.
Przyjmujemy tylko te zadania, które są zgodne z naszym doświadczeniem, umiejętnościami i kwalifikacjami
Wypełniamy zobowiązania, których się podejmujemy – robimy to, co powiedzieliśmy, że zrobimy
Kiedy popełnimy błąd lub zaniechanie, przyjmujemy za nie odpowiedzialność i naprawiamy je
Jeśli odkryjemy błąd lub zaniechanie spowodowane przez innych, niezwłocznie przekazujemy informację o tym odpowiedniemu organowi
Bierzemy odpowiedzialność za wszelkie problemy wynikające z naszych błędów lub zaniechań i za wynikające z nich konsekwencje
Chronimy powierzone nam informacje poufne
Wszelkie działania, które można zakwalifikować jako przestępstwo z mocy prawa, w tym m.in. kradzież mienia, fałszowanie dokumentów, a także nielegalne wytwarzanie, posiadanie, używanie, sprzedaż, dystrybucję lub transport narkotyków, uznaje się za niewłaściwe.
Pozostałe rodzaje niewłaściwego zachowania obejmują między innymi:
Naruszenie zasad T&E dotyczących niedyskryminacji i/lub nękania
Nadmierną absencję lub spóźnienia
Pracę pod wpływem niedozwolonych środków odurzających
Nieuzasadnione i agresywne zachowanie wobec innych, w tym wszczynanie bójek, używanie obscenicznego lub obraźliwego języka/gestów oraz stosowanie gróźb
Nieuprawnione posiadanie broni palnej na terenie siedziby T&E
Nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i/lub ochrony
Niesubordynację
Nieprzestrzeganie zasad poufności T&E
Postępowanie powodujące konflikt interesów lub prawdopodobieństwo powstania konfliktu interesów
Powyższa lista nie obejmuje wszystkich przykładów, a zgodnie z polityką T&E dotyczącą zatrudnienia na zasadzie dobrowolności, stosunek pracy może zostać zakończony w dowolnym momencie z dowolnego, zgodnego z prawem powodu.
W T&E nie dyskryminujemy nikogo ze względu na płeć, rasę, wiek, religię, niepełnosprawność, narodowość ani orientację seksualną. Nasza organizacja działa bez faworyzowania i uprzedzeń.
W T&E obowiązują zasady i procesy zarządzania finansami mające na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania organizacji. Znajdują się one w Instrukcjach procedur finansowych, które są dostępne do wglądu.
T&E działa w poszanowaniu zasad uczciwości, kompetencji, staranności i szacunku oraz w sposób etyczny względem społeczeństwa, partnerów projektów, koalicjantów, partnerów medialnych, dostawców, pracowników z innych organizacji pozarządowych i pozostałych osób zaangażowanych.
T&E nie angażuje się w żadne działania zawodowe noszące znamiona nieuczciwości, oszustwa lub fałszerstwa, oraz mające negatywny wpływ na reputację zawodową, uczciwość lub kompetencje naszej organizacji.
W sytuacjach związanych z działalnością zawodową współpracownicy T&E nie przyjmują prezentów o szacunkowej wartości powyżej 100 euro.
Raporty finansowe i raporty zgodności T&E powinny być sporządzane zgodnie z kompleksową podstawą rachunkowości. Od pracowników oczekuje się niezwłocznego dostarczenia wszelkich informacji finansowych wymaganych przez kierownictwo, audytorów zewnętrznych lub Zarząd.
Wszystkie kontrakty muszą być sporządzone na piśmie i zatwierdzone z wyprzedzeniem oraz podpisane przez Dyrektora wykonawczego T&E. Wszystkie zamówienia są udzielane w sposób przejrzysty i zgodny z Polityką przetargową T&E.
Wszystkie kontrakty powinny zawierać warunki, jasne opisy oczekiwanych rezultatów, terminy wykonania i kwotę do zapłaty. Wszystkie oryginały kontraktów muszą być przechowywane w biurze T&E w Brukseli.
Dane, informacje i dokumenty dotyczące T&E powinny być wykorzystywane przez daną osobę wyłącznie do wykonywania jej obowiązków i mogą być ujawniane lub przekazywane osobom spoza organizacji tylko w zakresie, w jakim takie informacje są potrzebne osobom trzecim w związku z ich relacjami biznesowymi z T&E. Dotyczy to zarówno okresu zatrudnienia lub innej relacji z T&E, jak i po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku.
T&E rozstrzyga wszystkie przypadki naruszenia zasad etycznych. Rozstrzygnięcie kwestii spornych może mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny.
Niniejsza Polityka ochrony sygnalistów ma na celu zachęcenie i umożliwienie pracownikom i innym osobom wewnętrzne zgłaszanie spraw budzących poważne zastrzeżenia tak, aby T&E mogło zająć się niewłaściwymi działaniami i skorygować je. Obowiązkiem wszystkich członków zarządu, urzędników, pracowników i wolontariuszy jest zgłaszanie zastrzeżeń dotyczących naruszeń Kodeksu etycznego T&E lub podejrzeń naruszenia prawa lub przepisów regulujących działalność T&E.
Podejmowanie działań odwetowych przeciwko członkowi zarządu, urzędnikowi, pracownikowi lub wolontariuszowi, który w dobrej wierze zgłasza naruszenie zasad etycznych lub podejrzenie naruszenia prawa – takie jak skarga o dyskryminację lub podejrzenie oszustwa, korupcji lub jakiejkolwiek innej nieprawidłowości finansowej, lub podejrzenie naruszenia jakichkolwiek przepisów regulujących działalność T&E – jest sprzeczne z zasadami T&E. Pracownik, który podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która w dobrej wierze zgłosiła naruszenie, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.
T&E stosuje politykę otwartych drzwi i zachęca pracowników, aby zgłaszali swoje pytania, zastrzeżenia, sugestie lub skargi swoim przełożonym. Jeśli nie czujesz się komfortowo rozmawiając ze swoim przełożonym lub nie jesteś zadowolony z jego odpowiedzi, zachęcamy do rozmowy z Dyrektorem wykonawczym lub Prezesem Zarządu. Przełożeni i kierownicy są zobowiązani do pisemnego zgłaszania skarg lub zastrzeżeń dotyczących podejrzeń naruszenia zasad etycznych i prawnych Dyrektorowi wykonawczemu T&E lub Prezesowi Zarządu, który jest odpowiedzialny za rozpatrzenie wszystkich zgłoszeń. Pracownicy mający zastrzeżenia lub skargi mogą również zgłaszać je na piśmie bezpośrednio swojemu przełożonemu, Dyrektorowi wykonawczemu lub Prezesowi Zarządu.
Obowiązkiem Dyrektora wykonawczego jest dopilnowanie, aby wszystkie skargi dotyczące nieetycznego lub nielegalnego postępowania zostały przeanalizowane i rozstrzygnięte. Dyrektor wykonawczy będzie informował Zarząd o wszystkich skargach i ich rozstrzygnięciu.
Każdy, kto złoży pisemną skargę dotyczącą naruszenia lub podejrzenia naruszenia, musi działać w dobrej wierze i mieć uzasadnione podstawy sądzić, że ujawnione informacje wskazują na naruszenie. Wszystkie zarzuty, które okażą się nieuzasadnione, złośliwe lub świadomie fałszywe, będą stanowić poważne wykroczenie dyscyplinarne.
Naruszenia lub podejrzenia naruszenia mogą być zgłaszane przez skarżącego na zasadzie zachowania poufności. Zgłoszenia naruszeń lub podejrzeń naruszeń będą traktowane jako poufne w zakresie, w jakim jest to możliwe przy jednoczesnym przeprowadzeniu odpowiedniego dochodzenia.
Dyrektor wykonawczy T&E powiadomi osobę, która złożyła skargę i potwierdzi otrzymanie zgłoszonego naruszenia lub podejrzenia naruszenia. Wszystkie zgłoszenia zostaną niezwłocznie sprawdzone, a w razie potrzeby zostaną podjęte odpowiednie działania naprawcze.
Niniejsza Polityka została zatwierdzona przez Zarząd w dniu 6 lipca 2016 roku.