L'acquisizione di beni e servizi dovrebbe essere effettuata in modo equo ed economico, tenendo conto della concorrenza aperta e della probità. Per raggiungere questo obiettivo, T&E segue le regole definite nel processo di gara di seguito riportato.
Tutte le fasi delle procedure di gara devono essere seguite e devono essere completamente giustificate e tracciabili.
Le procedure di gara sono le seguenti:
Se ci si aspetta che un contratto singolo per l'acquisto di beni o servizi superi un valore di 30.000 € (IVA inclusa), dovrebbero essere richieste offerte competitive: di norma dovrebbero essere richieste almeno tre offerte scritte.
Il documento di gara non deve indicare le aspettative di T&E riguardo al costo o al budget consentito per il progetto al fine di garantire che il fornitore potenziale sia il più competitivo possibile e non gonfi i prezzi per adattarsi ai criteri.
La stessa documentazione dovrebbe essere inviata a tutti gli invitati a presentare offerte e il principio di trattamento equo dovrebbe essere seguito in ogni momento.
La documentazione dovrebbe includere:
Specifiche complete e chiaramente scritte
Tempi di consegna
Risultati attesi mediante i quali verrà misurata la performance
Criteri per l'assegnazione del contratto.
La data di chiusura oltre la quale le offerte non saranno accettate
Il nome e i dati di contatto della/e persona/e (chiave) che si occupa/occuperanno della gara all'interno di T&E
Qualsiasi altra condizione specifica
Il personale incaricato di supervisionare il processo di gara dovrebbe assicurarsi di mantenere un dossier documentale che fornisca un chiaro percorso di audit a supporto del processo di gara.
Il personale incaricato di supervisionare il processo di gara valuterà le offerte in base ai criteri stabiliti nella documentazione di gara e presenterà la conclusione al proprio direttore per l'approvazione formale.
Quando possibile, le offerte singole dovrebbero essere evitate al fine di garantire che si ottenga il miglior rapporto qualità-prezzo e i servizi più appropriati. Per deviare da questa procedura, una o più delle seguenti condizioni dovrebbero essere soddisfatte:
I beni o servizi sono disponibili solo tramite un fornitore (situazione di monopolio).
È stata svolta una procedura di gara nei dodici mesi precedenti ed è stato trovato un solo fornitore adatto.
È essenziale utilizzare lo stesso fornitore, poiché la continuità delle operazioni è vitale.
Passare a un fornitore alternativo comporterebbe costi e disagi eccessivi.
In queste circostanze, i fatti attenuanti dovrebbero essere presentati al Direttore Esecutivo - indicando le ragioni e fornendo prove a supporto - per ottenere l'approvazione formale per procedere prima di rivolgersi al fornitore/contrattista in questione.
I contratti in caso di offerte singole non dovrebbero superare una durata di 12 mesi per i seguenti motivi:
Il fornitore potrebbe diventare negligente, portando a un deterioramento della qualità dei servizi o beni forniti.
Fornitori alternativi potrebbero ora essere in grado di fornire i beni o servizi richiesti che non erano disponibili al momento in cui è stato stipulato il contratto con un’ offerta singola.
I progetti dovrebbero essere continuamente revisionati per garantire che vi sia coerenza tra la fornitura di servizi e le esigenze di T&E.
I contratti in caso di offerte singole non dovrebbero essere frammentati o divisi per evitare di violare le soglie di autorizzazione.
In determinate aree, potrebbe essere necessario assumere un consulente per svolgere ricerche ad hoc entro un termine che non è compatibile con la durata della procedura descritta sopra. In questo caso, potrebbe essere concluso un contratto quadro con un consulente selezionato per poter assegnare un lavoro entro un breve periodo.
Il contratto quadro dovrebbe soddisfare i seguenti requisiti:
Rispettare la procedura di gara sopra descritta
Contenere almeno la tariffa oraria/giornaliera concordata dalle parti
Non superare una durata massima di un anno
In casi particolari, potrebbe essere necessario trattenere un consulente per un periodo di tempo superiore ad un anno. Questo è il caso degli Esperti Nazionali o delle persone che lavorano principalmente per l'organizzazione. Il contratto non supererà la durata massima di un anno, ma può essere rinnovato. Tale rinnovo sarà possibile dopo una valutazione completa delle prestazioni passate del consulente, che dovrebbe dimostrare solide capacità di esecuzione e performance, nonché una valutazione se è probabile che nel mercato sia disponibile una migliore opzione di rapporto qualità-prezzo. In queste specifiche condizioni, i contratti di consulenza possono essere aggiornati senza seguire la procedura di gara completa.
Tutti i contratti devono essere firmati dal Direttore Esecutivo.
Tutti i contratti originali firmati devono essere archiviati centralmente presso T&E Finance.
I fornitori non dovrebbero iniziare a lavorare fino a quando il contratto non è firmato, in modo tale da assicurare che l'ambito del lavoro e il prezzo siano stati concordati correttamente.
Prima di pagare la fattura finale per un acquisto superiore ai 30.000 euro, il personale T&E è tenuto a effettuare una valutazione interna del lavoro svolto dal fornitore.