L'acquisition de biens et services doit être effectuée de manière équitable et économique, en tenant compte de la concurrence ouverte et de la probité. Pour atteindre cet objectif, T&E suit les règles telles que définies dans le processus d'appel d'offres ci-dessous.
Toutes les étapes des procédures d'appel d'offres doivent être suivies et doivent être entièrement justifiées et traçables.
Les procédures d'appel d'offres sont les suivantes :
Si un contrat ponctuel pour l'achat de biens ou services prévoit de dépasser une valeur de 30 000 euros (TVA incluse), un appel d'offres doit être lancé : au moins trois offres écrites doivent normalement être sollicitées.
Le document d'appel d'offres ne doit pas indiquer les attentes de T&E en ce qui concerne le coût ou le budget alloué pour le projet, afin de garantir que le fournisseur potentiel soit aussi compétitif que possible et ne gonfle pas les prix pour correspondre aux critères.
La même documentation doit être envoyée à tous les participants à l’appel d’offres, et le principe d'égalité de traitement doit être respecté en tout temps.
La documentation doit inclure :
Des spécifications complètes et clairement rédigées
Des délais de livraison
Des livrables par lesquels la performance sera mesurée
Des critères pour l'attribution du contrat.
La date de clôture au-delà de laquelle les offres ne seront pas acceptées
Le nom et les coordonnées de la (des) personne(s) clé(s) chargée(s) de l'appel d'offres à l'intérieur de T&E
Toutes autres conditions spécifiques
Le personnel chargé du suivi du processus d'appel d'offres doit s'assurer de conserver un dossier documentaire fournissant une traçabilité claire soutenant le processus d'appel d'offres.
Le personnel chargé du suivi du processus d'appel d'offres évaluera les offres sur la base des critères définis dans la documentation d'appel d'offres et présentera la conclusion à son directeur pour approbation formelle.
L’appel d'offres débouchant sur une seule réponse doit être évité autant que possible, afin de s’assurer du meilleur rapport qualité/prix. Pour déroger à cette procédure, une ou plusieurs des conditions suivantes doivent être remplies :
Les biens ou services ne sont disponibles que par un fournisseur (situation de monopole).
Un appel d'offres a été organisé au cours des douze derniers mois et un seul fournisseur adéquat a pu être trouvé.
Il est essentiel d'utiliser le même fournisseur, car la continuité des opérations est vitale.
Le passage à un autre fournisseur entraînerait des coûts et des perturbations excessifs.
Dans ces circonstances, les faits atténuants doivent être présentés au Directeur Exécutif - en indiquant les raisons et en fournissant des preuves à l'appui - pour approbation formelle avant de s'adresser au fournisseur/entrepreneur concerné.
Les contrats d'appel d'offres ayant reçu une seule réponse ne doivent pas dépasser une durée de 12 mois pour les raisons suivantes :
Le fournisseur pourrait devenir complaisant, entraînant une détérioration de la qualité des services ou des biens fournis.
Des fournisseurs alternatifs pourraient être en mesure de fournir les biens ou services requis qui n'étaient pas disponibles au moment où le contrat d'appel d'offres unique a été conclu.
Les projets doivent être continuellement examinés pour s'assurer qu'il existe une cohérence entre la prestation de services et les besoins de T&E.
Les contrats d'appel d'offres uniques ne doivent pas être fragmentés ou divisés pour éviter de violer les seuils d'autorisation.
Dans certaines zones spécifiques, il peut être nécessaire de recruter un consultant pour effectuer des recherches ponctuelles dans un délai qui n'est pas compatible avec la durée de la procédure décrite ci-dessus. Dans ce cas, un contrat-cadre peut être conclu avec un consultant sélectionné pour pouvoir attribuer un travail dans un court délai.
L'accord-cadre doit répondre aux exigences suivantes :
Respecter la procédure d'appel d'offres ci-dessus
Contenir au minimum le tarif horaire / quotidien convenu par les parties
Ne pas dépasser une durée maximale d'un an
Dans certains cas particuliers, il peut être nécessaire de conserver un consultant pendant une période de temps plus longue qu'un an. C'est le cas pour les Experts Nationaux ou les personnes travaillant principalement pour l'organisation. Le contrat ne dépassera pas une durée maximale d'un an mais pourra être renouvelé. Un tel renouvellement sera possible après une évaluation complète de la performance passée des consultants, qui devra démontrer une forte prestation et performance, ainsi qu'une évaluation de savoir si une meilleure option en termes de rapport qualité-prix est susceptible d'être disponible sur le marché. Dans ces conditions spécifiques, les contrats de consultation peuvent être mis à jour sans suivre la procédure d'appel d'offres complète.
Tous les contrats doivent être signés par le Directeur Exécutif.
Tous les contrats originaux signés doivent être archivés de manière centralisée dans les Finances.
Les fournisseurs ne doivent pas commencer les travaux avant que le contrat ne soit signé, en s'assurant que l'étendue des travaux et le prix ont été convenablement convenus.
Avant de régler la facture finale d’un achat supérieur à 30 000 euros, le personnel de T&E est tenu de procéder à une évaluation interne du travail effectué par le fournisseur.