Cette page présente la charte éthique de T&E, un ensemble de principes régissant toutes les activités de T&E et les personnes représentant l'organisation, y compris ses employés, consultants et membres du conseil d'administration (c'est-à-dire l’ensemble des collaborateurs de T&E).
Elle contient trois sections distinctes : le code de conduite, l'éthique des affaires et la politique de protection des lanceurs d'alerte. Elles doivent être connues de toute la communauté T&E (c'est-à-dire incluant à la fois le personnel et les membres) et prises en compte dans la réglementation du travail de T&E. Le contenu de ce document est approuvé par le conseil d'administration et révisé tous les 5 ans.
La charte éthique définit les attentes que nous avons envers nous-mêmes, en tant que collaborateurs de T&E. Elle définit les comportements à avoir dans notre environnement professionnel. En tant que collaborateur de T&E, vous êtes tenu d'accepter certaines responsabilités, de respecter des principes acceptables en matière de conduite personnelle, de faire preuve d'un haut degré d'intégrité personnelle en tout temps, et de vous comporter de manière légale, conforme aux normes éthiques les plus élevées.
La charte éthique s'applique à tout le personnel de T&E et aux membres du conseil d'administration, y compris les personnes effectuant des stages chez T&E et celles engagées dans des contrats à court terme avec T&E. Des normes éthiques élevées sont cruciales pour maintenir la confiance du public dans le travail des ONG. Les violations peuvent entraîner des mesures disciplinaires.
Le respect envers T&E signifie non seulement d’éviter d’abuser des fonds et des biens de l'organisation, mais inclut également la création et le maintien de comptes et de registres précis, la protection de tous types d'informations sur T&E, le respect des contrôles internes et des procédures, et le fait de s'abstenir de tout comportement qui interfèrerait avec le bon fonctionnement de l'organisation. Cela implique non seulement le respect des droits des autres, mais exige également que vous vous absteniez de tout comportement qui pourrait être nuisible à vous-même, à vos collègues ou à T&E.
Votre conduite correspond à l’image de T&E ; par conséquent, vous êtes encouragé à observer les normes les plus élevées de professionnalisme en tout temps. La responsabilité que vous assumez en tant qu'employé de T&E consiste à assumer la responsabilité des décisions que vous prenez ou ne prenez pas, des actions que vous entreprenez ou ne entreprenez pas, et des conséquences qui en découlent.
En tant que professionnels de la communauté des ONG, nous prenons des décisions et des actions en fonction des meilleurs intérêts de la société, de la sécurité publique et de l'environnement.
Nous n'acceptons que les missions qui sont conformes à notre expérience, nos compétences et nos qualifications.
Nous honorons les engagements que nous prenons - nous faisons ce que nous disons que nous ferons.
Lorsque nous commettons des erreurs ou des omissions, nous les assumons et les corrigeons.
Lorsque nous découvrons des erreurs ou des omissions causées par d'autres, nous les communiquons à l'organisme approprié dès qu'elles sont découvertes.
Nous assumons la responsabilité de tout problème résultant de nos erreurs ou omissions et de toutes les conséquences qui en découlent.
Nous protégeons les informations confidentielles qui nous sont confiées.
Toute action pouvant être qualifiée d'infraction pénale par la loi, y compris, mais sans s'y limiter, le vol de biens, la falsification de documents, la fabrication, la possession, l'utilisation, la vente, la distribution ou le transport de drogues, sera considérée comme inappropriée.
De plus, les types de comportements et de conduites considérés comme inappropriés comprennent, sans s’y limiter :
Violations des politiques de non-discrimination et/ou de lutte contre le harcèlement de T&E.
Absences ou retards excessifs.
Travail sous l'influence de drogues illicites.
Comportement irrespectueux et agressif envers les autres, comme se battre ou utiliser un langage ou des gestes obscènes, abusifs ou menaçants.
Possession non autorisée d'armes à feu dans les locaux de T&E.
Non-respect des règles de sécurité.
Insubordination.
Non-respect des politiques de confidentialité de T&E.
Conduite entraînant un conflit d'intérêts ou l'apparence d'un conflit d'intérêts.
Cette liste n'est pas exhaustive, et selon la politique d'emploi de T&E, l'emploi peut être résilié à tout moment pour tout motif légal.
Nous ne discriminons pas les autres en fonction - sans s'y limiter - du genre, de la race, de l'âge, de la religion, du handicap, de la nationalité ou de l'orientation sexuelle. Nous appliquons les règles de l'organisation sans favoritisme ni préjugé.
T&E dispose de politiques et de processus de gestion financière pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation. Ces politiques sont disponibles sur demande dans les documents financiers.
T&E agit avec intégrité, compétence, diligence, respect et de manière éthique envers le public, les partenaires de projet, les partenaires de coalition, les partenaires médiatiques, les fournisseurs, les collègues d'autres ONG et autres individus dans notre secteur.
T&E ne s'implique dans aucune conduite professionnelle impliquant la malhonnêteté, la fraude ou la tromperie, et ne commet aucun acte qui porte préjudice à notre réputation professionnelle, à notre intégrité ou à notre compétence.
Les collaborateurs de T&E doivent s'abstenir d'accepter des cadeaux d'une valeur estimée à plus de 100 euros dans des situations liées à leurs activités professionnelles.
Il est important que les rapports financiers et de conformité de T&E soient établis conformément à une base de comptabilité exhaustive. Les employés sont tenus de fournir rapidement et intégralement toutes les informations financières demandées par la direction, les auditeurs externes ou le conseil d'administration.
Tous les contrats doivent être rédigés par écrit, approuvés à l'avance et signés par le directeur exécutif de T&E. Tous les contrats doivent être attribués de manière transparente et être conformes à la politique d’appels d’offres de T&E.
Dans tous les cas, les contrats doivent inclure une durée, des descriptions claires des livrables, des dates d'échéance et le montant à payer. Tous les contrats originaux doivent rester archivés dans les bureaux de T&E à Bruxelles.
Les données, informations et documents concernant T&E doivent être utilisés dans le cadre de l'exécution des fonctions de chacun et peuvent être divulgués ou communiqués à des personnes extérieures à l'organisation uniquement dans la mesure où de telles informations sont nécessaires aux relations commerciales avec T&E. Cela s'applique aussi bien pendant l'emploi ou toute autre relation avec T&E qu'après la fin de l'emploi ou de la relation.
T&E porte les violations éthiques à l'attention de la personne appropriée pour les résoudre, que ce soit une résolution interne ou externe.
Cette politique de lanceur d'alerte vise à encourager et à permettre aux employés et à d'autres personnes de soulever des préoccupations sérieuses en interne afin que T&E puisse traiter et corriger les comportements et actions inappropriés. Il est de la responsabilité de tous les membres du conseil d'administration, des employés et des stagiaires de signaler les préoccupations concernant les violations du code d'éthique de T&E ou les violations présumées de lois ou de réglementations régissant les opérations de T&E.
Il est contraire aux valeurs de T&E, pour quiconque, de prendre des mesures de représailles contre un membre du conseil d'administration, un employé ou un stagiaire qui signale de bonne foi une violation éthique, ou une violation présumée de la loi, telle qu'une plainte liée à une discrimination, une fraude présumée, une corruption présumée ou toute autre irrégularité financière présumée, ou une violation présumée de toute réglementation régissant les opérations de T&E. Un employé qui prend des mesures de représailles contre une personne ayant signalé de bonne foi une violation est passible de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement.
T&E a une politique de « porte ouverte » et suggère aux employés de partager leurs questions, préoccupations, suggestions ou plaintes avec leur responsable hiérarchique. Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour lui parler ou si vous n'êtes pas satisfait de sa réponse, vous êtes encouragé à parler avec le directeur exécutif ou avec le président du conseil d'administration. Les responsables de service et managers sont tenus de signaler par écrit les plaintes ou les préoccupations concernant des violations éthiques et légales présumées au directeur exécutif de T&E ou au président du conseil d'administration, qui est chargé d'enquêter sur toutes les plaintes signalées. Les employés ayant des préoccupations ou des plaintes peuvent également soumettre leurs préoccupations par écrit directement à leur responsable hiérarchique, au directeur exécutif ou au président du conseil d'administration.
Le directeur exécutif est responsable de s'assurer que toutes les plaintes concernant une conduite non éthique ou illégale sont enquêtées et résolues. Le directeur exécutif informera le conseil d'administration de toutes les plaintes et de leur résolution.
Toute personne déposant une plainte écrite concernant une violation ou une violation présumée doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que les informations divulguées indiquent une violation. Toutes les allégations qui s'avèrent non fondées et qui s'avèrent avoir été faites de manière malveillante ou sciemment fausses seront considérées comme une infraction disciplinaire grave.
Les violations ou les violations présumées peuvent être soumises de manière confidentielle par le plaignant. Les rapports de violations ou de violations présumées seront gardés confidentiels dans la mesure du possible, conformément à la nécessité de mener une enquête adéquate.
Le directeur exécutif de T&E informera la personne ayant soumis une plainte et accusera réception de la violation ou de la violation présumée signalée. Tous les rapports seront rapidement investigués et des mesures correctives appropriées seront prises si nécessaire à la suite de l'enquête.
Politique approuvée par le conseil d'administration le 6 juillet 2016.