La adquisición de bienes y servicios debe llevarse a cabo de manera equitativa y económica, teniendo en cuenta la competencia abierta y la probidad. Para lograr esto, T&E sigue las reglas definidas en el proceso de licitación que se detalla a continuación.
Se deben seguir todos los pasos en los procedimientos de licitación y deben estar completamente justificados y ser rastreables.
Los procedimientos de licitación son los siguientes:
Si se espera que un contrato único para la compra de bienes o servicios supere un valor de 30.000 € (IVA incluido), se deben invitar a licitaciones competitivas: normalmente se deben buscar al menos tres licitaciones escritas.
El documento de licitación no debe indicar las expectativas de costos de T&E o el presupuesto permitido para el proyecto, para garantizar que el proveedor potencial sea lo más competitivo posible y no inflar para ajustarse a los criterios.
Se debe enviar la misma documentación a todos los invitados a licitar y se debe seguir el principio de igualdad de trato en todo momento.
La documentación debe incluir:
Especificaciones completas y claramente escritas
Plazos de entrega
Entregables mediante los cuales se medirá el rendimiento
Criterios para adjudicar el contrato.
La fecha de cierre más allá de la cual no se aceptarán licitaciones
El nombre y los datos de contacto de la(s) persona(s) (clave) que se encargará(n) de la licitación dentro de T&E
Cualquier otra condición específica
El personal encargado de supervisar el proceso de licitación debe asegurarse de mantener un archivo de documentación que proporcione un seguimiento claro que respalde el proceso de licitación.
El personal encargado de supervisar el proceso de licitación evaluará las ofertas según los criterios establecidos en la documentación de licitación y presentará la conclusión a su director para su aprobación formal.
Se deben evitar las licitaciones únicas siempre que sea posible para garantizar que se obtenga el mejor valor por su dinero y los servicios más apropiados. Para desviarse de este procedimiento, se deben cumplir una o más de las siguientes condiciones:
Los bienes o servicios solo están disponibles a través de un proveedor (situación de monopolio).
Se ha celebrado una competencia de licitación en los últimos doce meses y solo se ha encontrado un proveedor adecuado.
Es esencial utilizar el mismo proveedor, ya que la continuidad de las operaciones es vital.
Cambiar a un proveedor alternativo supondría costes excesivos y molestias.
Bajo estas circunstancias, los hechos mitigadores deben presentarse al Director Ejecutivo, indicando los motivos y proporcionando evidencia para ellos, para obtener la aprobación formal para proceder antes de abordar al proveedor/contratista en cuestión.
Los contratos de licitación única no deben exceder una duración de 12 meses por las siguientes razones:
El proveedor puede volverse complaciente, lo que conduce a un deterioro en la calidad de los servicios o bienes proporcionados.
Los proveedores alternativos pueden ahora ser capaces de proporcionar los bienes o servicios requeridos que no estaban disponibles en el momento en que se estableció el contrato de licitación única.
Los proyectos deben ser revisados continuamente para garantizar que haya congruencia entre la entrega de servicios y las necesidades de T&E.
Los contratos de licitación única no deben ser fragmentados o divididos para evitar violar los umbrales de autorización.
En áreas específicas, puede ser necesario contratar a un consultor para llevar a cabo investigaciones ad hoc dentro de un plazo que no sea compatible con la duración del procedimiento descrito anteriormente. En este caso, se podría concluir un contrato marco con un consultor seleccionado para poder asignar un trabajo dentro de un plazo corto.
El acuerdo marco debe cumplir con los siguientes requisitos:
Respetar el procedimiento de licitación anterior
Contener como mínimo la tarifa por hora / día acordada por las partes
No exceder una duración máxima de un año
En casos particulares, puede ser necesario retener a un consultor por un período de tiempo superior a un año. Este es el caso de los Expertos Nacionales o personas que trabajan principalmente para la organización. El contrato no excederá la duración máxima de un año, pero puede ser renovado. Dicha renovación será posible después de una evaluación exhaustiva del rendimiento pasado de los consultores, que debería demostrar una entrega y desempeño sólidos, así como una evaluación de si es probable que una opción de mejor valor por su dinero esté disponible en el mercado. Bajo estas condiciones específicas, los contratos de consultoría pueden ser actualizados sin seguir el procedimiento de licitación completo.
Todos los contratos deben ser firmados por el Director Ejecutivo.
Todos los contratos originales firmados deben archivarse centralmente en Finanzas.
Los proveedores no deben comenzar a trabajar hasta que el contrato esté firmado, asegurando que el alcance del trabajo y el precio se hayan acordado correctamente.
Antes de pagar la factura final de una compra superior a 30.000 euros, el personal de T&E debe hacer una evaluación interna del trabajo llevado a cabo por el proveedor.