Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sollte in gerechter und wirtschaftlicher Weise unter Berücksichtigung von offener Konkurrenz und Rechtschaffenheit erfolgen. Um dieses Ziel zu erreichen, folgt T&E den Regeln, wie sie im untenstehenden Ausschreibungsprozess definiert sind.
Alle Schritte in den Ausschreibungsverfahren müssen befolgt und vollständig begründet und nachvollziehbar sein.
Die Ausschreibungsverfahren sind wie folgt:
Wenn ein einmaliger Vertrag für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen voraussichtlich einen Wert von mehr als 30.000 € (einschließlich Mehrwertsteuer) übersteigt, müssen wettbewerbsfähige Angebote eingeholt werden: In der Regel sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.
Die Ausschreibungsunterlagen dürfen die Erwartungen von T&E zu den Kosten bzw. das zugelassene Projekt-Budget nicht angeben, um sicherzustellen, dass der potenzielle Anbieter so wettbewerbsfähig wie möglich ist. Die gleichen Ausschreibungsunterlagen sollten an alle zur Angebotsabgabe eingeladenen Anbieter gesendet werden, und das Prinzip der Gleichbehandlung sollte jederzeit eingehalten werden.
Die Unterlagen sollten Folgendes enthalten:
Umfassende und klar formulierte Spezifikationen
Lieferzeiten
Indikatoren, anhand derer die Leistung gemessen wird
Kriterien für die Vergabe des Vertrags
Das Enddatum, bis zu dem Angebote akzeptiert werden
Der Name und die Kontaktdaten der (Schlüssel-)Person(en), die sich innerhalb von T&E mit der Ausschreibung befassen
Alle anderen spezifischen Bedingungen
Mitarbeitende, die den Ausschreibungsprozess überwachen, sollten sicherstellen, dass sie eine Dokumentationsakte führen, die einen klaren Prüfungsnachweis für den Ausschreibungsprozess liefert.
Mitarbeitende, die den Ausschreibungsprozess überwachen, werden die Angebote anhand der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Kriterien bewerten und das ihrem Direktor zur formellen Genehmigung vorlegen.
Soweit möglich sollten Einzelangebote vermieden werden, um sicherzustellen, dass das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die geeignetsten Dienstleistungen erzielt werden. Um von dieser Vorgehensweise abzuweichen, müssen eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sein:
Die Waren oder Dienstleistungen sind nur bei einem Anbieter erhältlich (Monopolsituation).
In den letzten zwölf Monaten wurde ein Ausschreibungsverfahren durchgeführt, und es konnte nur ein geeigneter Anbieter gefunden werden.
Es ist unerlässlich, denselben Anbieter zu verwenden, da die Betriebskontinuität von wesentlicher Bedeutung ist.
Ein Wechsel zu einem alternativen Anbieter würde zu übermäßigen Kosten und Störungen führen.
Unter diesen Umständen sollten die einschränkenden Umstände dem Exekutivdirektor bzw. dem nationalen Geschäftsführer vorgelegt werden - unter Angabe der Gründe und Vorlage von Beweisen -, um eine formelle Genehmigung zur Fortsetzung zu erhalten, bevor der betreffende Anbieter kontaktiert wird.
Einzelverträge sollten aus folgenden Gründen nicht länger als 12 Monate dauern:
Der Anbieter kann die Qualität der erbrachten Dienstleistungen oder Waren nich halten.
Alternative Anbieter könnten nun in der Lage sein, die erforderlichen Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen.
Projekte sollten kontinuierlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass eine Übereinstimmung zwischen der Servicebereitstellung und den Bedürfnissen von T&E besteht.
Einzelverträge dürfen nicht fragmentiert oder aufgeteilt werden, um die Genehmigungsschwellen nicht zu überschreiten.
In bestimmten Bereichen kann es notwendig sein, Berater:innen einzustellen, um ad hoc Forschungen durchzuführen, die nicht mit der Dauer des oben beschriebenen Verfahrens vereinbar sind. In diesem Fall kann ein Rahmenvertrag mit ausgewählten Berater:innen abgeschlossen werden, um einen Auftrag innerhalb kurzer Zeit zu vergeben.
Der Rahmenvertrag sollte folgende Anforderungen erfüllen:
Beachtet das oben beschriebenen Ausschreibungsverfahren
Enthält zumindest das von den Parteien vereinbarte Stunden-/Tagessatzhonorar
Überschreitet nicht die maximale Laufzeit von einem Jahr
In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, Berater:innen für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr zu beauftragen. Dies ist der Fall bei nationalen Experten oder Personen, die hauptsächlich für die Organisation arbeiten. Der Vertrag darf die maximale Laufzeit von einem Jahr nicht überschreiten, kann jedoch verlängert werden. Eine solche Verlängerung ist möglich, nachdem eine umfassende Bewertung der vergangenen Leistung des Beratenden erfolgt ist, eine starke Leistung und vorliegt. Zudem ist eine Bewertung notwendig, die untersucht, ob es auf dem Markt eine kostengünstigere Option gibt. Unter diesen spezifischen Bedingungen können Beratungsverträge ohne Einhaltung des vollständigen Ausschreibungsverfahrens aktualisiert werden.
Alle Verträge müssen vom Exekutivdirektor bzw. dem nationalen Geschäftsführer unterzeichnet werden.
Alle unterzeichneten Originalverträge sollten zentral in der Finanzabteilung hinterlegt werden.
Anbietersollten die Arbeit nicht aufnehmen, bevor der Vertrag unterzeichnet ist, um sicherzustellen, dass der Arbeitsumfang und der Preis ordnungsgemäß vereinbart wurden.
Vor der Zahlung der Endabrechnung für einen Erwerb über 30.000 Euro, müssen die Mitarbeiter von Transport & Environment eine interne Bewertung der erbrachten Leistungen des Anbieters durchführen.